Nem a vállalkozásod fáraszt ki, hanem az az 5 feladat, amit még mindig te csinálsz.

Ismerős az érzés, amikor egész nap meg sem álltál, mégis úgy érzed, hogy semmivel sem haladtál?

Reggel leültél a laptop elé, tele tervekkel. Ma végre foglalkozol azzal az új ötleteddel, amit már hetek óta dédelgetsz. Kidolgozod az új szolgáltatásodat, átgondolod a következő kampányodat, vagy egyszerűen csak haladsz azokkal a feladatokkal, amelyek miatt annak idején belevágtál a vállalkozásba. Aztán megnyitod az e-mailjeidet. Válaszolsz egy érdeklődőnek, kikeresel egy számlát, megcsörren a telefon, közben eszedbe jut, hogy három napja nem posztoltál semmit. Ja, és az egyik ügyfélnek még mindig nem küldted el az árajánlatot! Mire észbe kapsz, már délután négy óra van, az eredeti terveid pedig érintetlenül várnak a holnapi teendőlistádon.

És tudod, mi ebben a legbosszantóbb? Hogy holnap valószínűleg ugyanez kezdődik elölről. Pedig nem azért indítottál vállalkozást, hogy a napjaidat számlák keresgélésével, e-mailek megválaszolásával és Excel-táblázatok rendezgetésével töltsd.

Nézzük azt az 5 feladatot, amely szinte minden vállalkozásban előfordul, mégis sok vállalkozó a háta közepére sem kívánja! És ami még fontosabb: nézzük meg, hogyan tudod ezeket könnyedén delegálni!

1. Számlázás és könyvelési anyagok előkészítése – amikor a hónap vége/eleje felér egy kisebb idegösszeomlással

„Hova mentettem azt a számlát? Ez most ki lett fizetve? A könyvelőnek ezt már elküldtem?” Ha ezek a mondatok ismerősen csengenek, akkor pontosan tudod, miről beszélek. A számlázás és a könyvelési dokumentumok rendszerezése nem éppen a vállalkozói lét legizgalmasabb része, mégis újra és újra előkerül. A beérkező számlákat le kell tölteni, rendszerezni, a kimenő számlákat ki kell állítani, a hiányzó bizonylatokat pedig valahonnan elő kell varázsolni. És persze mindezt lehetőleg még azelőtt, hogy a könyvelőd újabb emlékeztetőt küldene...

Mit vehet át ebből egy virtuális asszisztens?

• Számlák kiállítása a megadott adatok alapján

• Beérkező számlák letöltése és rendszerezése

• Könyvelési dokumentumok összekészítése

• Fizetési határidők nyomon követése

• Hiányzó dokumentumok bekérése

A szakmai könyvelés természetesen továbbra is a könyvelőd feladata, de az előkészítéssel járó adminisztráció jelentős részét átadhatod. Mit nyersz vele? Nem kell minden hónap végén digitális kincsvadászatot rendezned a számláid után, és az utolsó pillanatos kapkodás helyett végre egy átlátható rendszerben dolgozhatsz.

2. E-mailek és ügyfélmegkeresések – a postaláda, ami tele van olvasatlan üzenetekkel

Reggel megnyitod a levelezésedet, és 27 új e-mail fogad. Gyorsan átfutod őket. Az egyik érdeklődő árat kér, a másik időpontot szeretne módosítani, egy ügyfél reklamál, valaki pedig már harmadszor érdeklődik ugyanarról az információról, ami egyébként a weboldaladon is megtalálható. Miközben válaszolsz, érkezik még öt új üzenet, és ezzel gyakorlatilag el is ment a délelőttöd. Ismerős?

Az e-mailekkel ugyanis nemcsak az a baj, hogy időt vesznek el, hanem az is, hogy folyamatosan kizökkentenek abból, amivel valójában foglalkozni szeretnél. Éppen belemerülnél egy fontos munkába, amikor felvillan egy értesítés. Megnézed, válaszolsz, aztán próbálod felvenni a fonalat ott, ahol abbahagytad. És ezt naponta akár több tucatszor is eljátszod.

Mit vehet át ebből egy virtuális asszisztens?

• Beérkező e-mailek szűrése és rendszerezése

• Gyakori kérdések megválaszolása

• Érdeklődők tájékoztatása

• Ügyfélmegkeresések kezelése

• Panaszok első körös fogadása és továbbítása

• Fontos, sürgős ügyek kiemelése

Természetesen nem kell minden ügyfélkommunikációt kiadnod a kezedből. A komolyabb döntést igénylő ügyek továbbra is hozzád kerülhetnek, de képzeld el, hogy reggel nem 27 megválaszolatlan üzenet vár, hanem csak az a 3, amelyik tényleg a te figyelmedet igényli. Máris másképp indulna a napod, igaz?

3. Social media posztok – amikor már a „mit posztoljak?” kérdéstől is kiráz a hideg

Tudod, hogy jelen kellene lenned a közösségi médiában. Tudod, hogy fontos lenne rendszeresen kommunikálni a követőiddel, és azt is, hogy egy jól működő Facebook- vagy Instagram-oldal segíthet abban, hogy új érdeklődők találjanak rád. Csak éppen… mikor? Mit? Hova? Milyen képpel? És még szöveget is írni kell hozzá?! Már a gondolattól is elfáradsz.

Hétfőn elhatározod, hogy ezen a héten aztán tényleg aktív leszel. Kedden még gyűjtöd az ötleteket, szerdán túl sok a munka, csütörtökön eszedbe jut, hogy posztolni kellett volna, pénteken pedig úgy döntesz, hogy majd jövő héten újrakezded. És ezzel el is telt egy újabb hét. Pedig a közösségi média jelenlétnek nem kellene állandó stresszforrásnak lennie.

Mit vehet át ebből egy virtuális asszisztens?

• Posztötletek gyűjtése

• Tartalomnaptár összeállítása

• Posztszövegek megírása

• Egyszerű grafikák készítése

• Posztok időzítése

• Kommentek és üzenetek figyelése, megválaszolása

Te továbbra is meghatározod, miről szeretnél kommunikálni, milyen értékeket képviselsz, és milyen hangon szeretnél megszólalni. A virtuális asszisztensed pedig segít abban, hogy ezekből az ötletekből valóban megjelenő tartalmak legyenek. Így a „már megint posztolnom kellene” érzés helyét átveheti az, hogy „szuper, a jövő heti posztok már be vannak időzítve!” És ez azért elég kellemes változás, nem?

4. Árajánlatok és szerződések előkészítése – amikor az ügyfél már napok óta várja a választ, te pedig még mindig a sablont keresed

Megérkezik egy érdeklődő, aki szeretne veled dolgozni. Szuper! Árajánlatot kér. Még szuperebb! Aztán eszedbe jut, hogy ehhez elő kell keresned a megfelelő dokumentumot, átírni az adatokat, ellenőrizni az árakat, csatolni a szükséges információkat, és elküldeni az egészet. „Majd délután megcsinálom.” Délután közbejön valami. „Akkor este.” Este már nincs hozzá energiád, másnap pedig ott motoszkál a fejedben, hogy ezt bizony tegnap el kellett volna intézni.

Pedig egy érdeklődő nem feltétlenül fog napokig várni az ajánlatodra. Lehet, hogy közben mást is megkeres, te pedig éppen azért maradsz le egy megrendelésről, mert nem jutott időd az adminisztrációra.

Mit vehet át ebből egy virtuális asszisztens?

• Árajánlatok összeállítása jóváhagyott sablonok alapján

• Ügyféladatok bekérése és rögzítése

• Szerződéstervezetek adminisztratív előkészítése jóváhagyott mintákból

• Dokumentumok formázása és rendszerezése

• Kiküldések koordinálása

• Aláírt dokumentumok nyilvántartása

A szakmai, üzleti és jogi döntések természetesen nálad, illetve az illetékes szakembernél maradnak, de az ismétlődő adminisztrációt nem feltétlenül neked kell elvégezned. Mert egy jó lehetőségnek nem kellene azon elúsznia, hogy nincs időd összerakni egy dokumentumot.

5. Utánkövetés és egyéb függő ügyek

Van az a feladat, amiről pontosan tudod, hogy meg kellene csinálni. Nem is különösebben bonyolult, talán tíz perc az egész, mégis napokig, néha hetekig halogatod. Ilyen például, amikor újra írnod kellene annak az érdeklődőnek, akinek már elküldted az ajánlatodat. Vagy emlékeztetned kellene egy ügyfelet egy hiányzó dokumentumra. Esetleg jelezned kellene, hogy egy számla fizetési határideje már lejárt. És persze ott vannak azok az ügyfelek is, akiktől jó lenne végre visszajelzést vagy ajánlást kérni.

Ezek azok a feladatok, amelyek folyamatosan ott zakatolnak a fejedben, de valahogy sosem kerülnek a lista tetejére. A legrosszabb pedig az, hogy nemcsak időt és energiát veszíthetsz miattuk, hanem akár ügyfeleket, megrendeléseket és bevételt is.

Mit vehet át ebből egy virtuális asszisztens?

• Kiküldött ajánlatok utánkövetése

• Függőben lévő ügyek nyilvántartása

• Udvarias emlékeztetők küldése

• Hiányzó dokumentumok bekérése

• Ügyfélvisszajelzések és értékelések kérése

• Határidők figyelése

Így nem neked kell állandóan fejben tartanod, kinek, mikor és miért kellene újra írnod. És talán végre azok az ügyek is lezárulnak, amelyek eddig hetekig lebegtek a levegőben.

De tudod, mi a legnagyobb előnye annak, ha ezeket a feladatokat kiszervezed?

Nem feltétlenül az, hogy hetente néhány órával kevesebbet dolgozol, hanem az, hogy végre nem neked kell mindent észben tartanod. Nem kell naponta húszszor azon gondolkodnod, hogy válaszoltál-e már annak az ügyfélnek, vasárnap este azon stresszelned, hogy hétfőn megint posztolni kellene, vagy az ágyban fekve azon kattognod, hogy vajon minden számlát elküldtél-e a könyvelőnek.

Mert van valaki, aki segít kézben tartani ezeket a feladatokat, rendszerezi a teendőket, figyeli a határidőket, és leveszi a válladról azokat az apró, de folyamatosan visszatérő terheket, amelyek észrevétlenül felemésztik az energiádat. Te pedig végre arra koncentrálhatsz, amiben igazán jó vagy. Arra, amiért a vállalkozásodat elindítottad. Az ügyfeleidre, a fejlődésre, az új ötleteidre, vagy akár arra, hogy péntek délután négykor egyszerűen becsukd a laptopodat, és ne legyen lelkiismeret-furdalásod miatta.

Mert vállalkozónak lenni nem azt jelenti, hogy mindent egyedül kell megoldanod. Hanem azt, hogy te döntöd el, mivel töltöd az idődet.

És te melyik feladattól szabadulnál meg legszívesebben?

Ha olvasás közben legalább kétszer magadra ismertél, lehet, hogy ideje átgondolnod, mi mindent tartasz még feleslegesen a saját kezedben. Nem kell rögtön az egész vállalkozásod működését átszervezned, kezdheted egyetlen feladattal is. Azzal, amit a legrégebb óta halogatsz, amitől már a gondolattól is elfáradsz, vagy ami rendszeresen elveszi az idődet a fontosabb dolgoktól.

Virtuális asszisztensként pontosan ezekben a mindennapi, sokszor idegőrlő feladatokban tudok segíteni. Hogy neked ne az adminisztráció körül forogjon a napod, hanem a vállalkozásod körül.

Írj nekem, és nézzük meg együtt egy ingyenes konzultáció keretein belül!