Hogyan segít egy virtuális asszisztens a vállalkozóknak? – 4 valós ügyféltörténet

Te is úgy érzed, túl sok a napi adminisztráció és kevés az időd a vállalkozásodra? Ismerd meg, hogyan találtak rám ügyfeleim virtuális asszisztensként (vagy éppen én rájuk), és milyen feladatokat szerveztek ki nekem. Inspiráló, valós történetek.”

Ha vállalkozóként egyedül viszel mindent – adminisztrációt, e-mail marketinget, időpontokat, tartalomgyártást – akkor valószínűleg már megfordult a fejedben a gondolat: „Bárcsak valaki megcsinálná helyettem…”

Én pontosan ezekre a problémákra adok megoldást virtuális asszisztensként. Az elmúlt 10 hónapban több ügyfél is rám talált – szinte mindegyik más módon, más élethelyzetből. Most megosztok néhány történetet arról, hogyan lett belőlük ügyfél, milyen feladatokat szerveztek ki nekem, és miben tudtam valóban segíteni.

1️⃣ Klasszikus ajánlás – amikor még nem tudod, hogy asszisztenst keresel

Első ügyfelem nem aktívan keresett, csak érlelődött benne a gondolat, hogy jó lenne valaki, aki leveszi a napi terhek egy részét. Egy ismerős-ismerős ajánlásán keresztül talált rám, és mivel már 15 éve ismerjük egymást, bizalommal fordult hozzám. Amint meghallotta a nevemet, jelként vette, hogy eddig nem sikerült megtalálnia a megfelelő jelöltet, és kipróbálja velem a közös munkát.

Kiszervezett feladatok:

• e-mail kezelés

• naptár- és időpont-egyeztetés

• szerződések

• számlázás

• social media

2️⃣ Ha nem válaszolsz időben, más kapja a megbízást…

Egy másik ügyfelem azt mesélte, hogy egyre gyakrabban hallotta ezt a mondatot. Míg korábban szinte egyedüliként "uralta" a piacot, az elmúlt néhány évben rohamosan bővült a konkurencia, és már nem volt elegendő az, hogy "korábban már úgyis dolgoztunk együtt". Sorra jöttek az árajánlatok, de nem volt ideje foglalkozni a papírmunkával, hiszen régen senki nem kért tőle előzetes kalkulációt.

„Mivel nem érkezett tőled időben árajánlat, ezért mást választottunk.”

Egyszerűen nem volt ideje válaszolni a bejövő megkeresésekre. Sok pénztől esett el emiatt.

Amiben segítettem:

• árajánlat-sablonok elkészítése

• gyors válaszadás megkeresésekre

• foglalások rendszerezése

• social media

3️⃣ Facebook felhívásból szakmai együttműködés

Egy tréner posztolt Facebookon, hogy videóvágásban jártas segítséget keres. Jelentkeztem – és néhány üzenetváltás és egy próbamunka után (amit nagyon korrekten ki is fizetett), sikeresen megegyeztünk. Ő személyes és online tréningeket tart, rengeteg videós anyaggal. Ezek elkészítése és rendszerezése komoly háttértámogatást igényel és nem mellesleg időigényes.

Feladatok, amiket átvállaltam:

• videóvágás

• feliratozás

4️⃣ Reels videóból együttműködés

Bár számomra kissé diszkomfortos még az önreklám, az egyik rövid videómat látva keresett meg a legújabb ügyfelem. Az ismeretségünk több mint 20 évre nyúlik vissza, azonban nem tartottuk aktívan a kapcsolatot. Épp egy nagyobb átalakulás elején tart, és szüksége volt egy külső szemre is.

Ahogy egyre jobban beleláttam a működésbe, világossá vált, hogy rendszeroptimalizálásra és automatizálási ötletekre is szüksége van.

Támogatott területek:

• háttérfolyamatok felmérése

• automatizálási javaslatok

• leadek kezelése

5️⃣ "Este 8-kor, már kinek van ehhez türelme..."

Hangzott el egy klímaszerelő szakember szájából, mikor felkeresett. Vállalkozóként korán kezdi a napot, és későn végez. És ha véget ért a munka fizikai része, akkor jött az adminisztráció. Így merült fel benne, hogy mi lenne ha ezt a feladatot kidelegálná. Elég volt 1x megmutatni a klímák regisztrációját, és átadni hozzá a telepített klímák adatait és számláit. Bár a projekt alkalmi jellegű volt, mégis örülök az ilyen megbízásnak is, hiszen sosem tudhatom, hogy a megszerzett tapasztalatot mikor hasznosíthatom újra egy ámsik ügyfélnél.

Miért éri meg egy virtuális asszisztenst megbízni?

A leggyakoribb okok, amiért ügyfeleim hozzám fordultak:

• már nem fér bele minden a napjukba

• túl sok az adminisztráció, kevés a fókuszidő

• tudják, hogy valamit ki kell szervezni, de nem tudják pontosan, mit

A virtuális asszisztens nemcsak egy végrehajtó, hanem egy olyan partner, aki átlátja a működést, kérdez, javasol, és segít rendszert vinni a káoszba.

Az elmúlt év megtanított arra, hogy:

• az ajánlások még mindig a legerősebbek

• a következetes social media jelenlét meghozza a gyümölcsét

• és hogy egy VA nem luxus, hanem stratégiai döntés

Ha te is úgy érzed, eljött az idő a kiszervezésre, de nem tudod, hol kezdd, lehet, hogy pont ez a blogposzt segít elindulni. Keress bizalommal! 😊