Használatra kész e-mail sablonok kisvállalkozóknak – időspóroló megoldások egy virtuális asszisztenstől

Ismerős az az érzés, amikor reggel 30-40 új bejövő e-mail fogad, és legalább a fele olyan, amihez hasonlót már többször megválaszoltál korábban?

Megrendelés-visszaigazolás. Árajánlat. Időpont egyeztetés. Udvarias emlékeztető. Panaszkezelés. Automatikus távollét üzenet…

Mégis újra és újra ott ülsz fölötte, keresgéled, másolgatod, szerkesztgeted – "ezt most gyorsan megírom", aztán eltelik vele 10-15 perc. Újra és újra.

A kérdés az: miért nem használsz előre elkészített e-mail sablonokat? Olyanokat, amiket egyszer jól megfogalmazol, és onnantól csak másolod, kiegészíted, személyre szabod – és már küldöd is.

Ez a cikk pontosan ebben segít neked. Virtuális asszisztensként összegyűjtöttem 7 gyakori üzleti e-mail típust, ami a legtöbb kisvállalkozónál rendszeresen előfordul – és mindegyikhez írtam egy udvarias, mégis közvetlen hangvételű sablont, amit azonnal használhatsz.

Ezekkel a sablonokkal:

• időt spórolsz,

• profin kommunikálsz az ügyfeleiddel,

• nem veszel el a részletekben és így könnyebben fókuszálhatsz a valódi munkádra.

  
  

Íme a 7 leggyakoribb e-mail sablon kisvállalkozóknak:

1. Megrendelés visszaigazolása

Mikor használd? Amikor egy ügyfél megrendeli a szolgáltatásodat vagy egy terméket tőled. Ez egy automatikus vagy manuális válasz, ami megerősíti a rendelést és tájékoztatja az ügyfelet a következő lépésekről.

E-mail sablon:

Tárgy: Rendelés visszaigazolás

Kedves [Név]!

Köszönöm, hogy engem/minket választottál és megrendelted [termék/szolgáltatás neve] szolgáltatásomat/termékemet!

A rendelésed adatai:

– Rendelés azonosító

– Termék/szolgáltatás: [konkrét megnevezés]

– Összeg: [ár]

– Fizetés módja: [banki átutalás / online fizetés]

A következő lépések:[pl. Termék esetében: „A csomagod 2 munkanapon feldolgozásra és feladásra kerül.”Ha szolgáltatás: „Hamarosan e-mailben egyeztetünk időpontot.”]

Ha bármi kérdésed van, írj bátran erre az e-mailre.

Üdvözlettel:[Saját neved és elérhetőség]

2. Árajánlat sablon szolgáltatáshoz – profi válasz érdeklődésre

Mikor használd? Amikor valaki érdeklődik a szolgáltatásaid iránt, és szeretnél neki átlátható, udvarias formában ajánlatot küldeni.

E-mail sablon:

Tárgy: Árajánlat a [szolgáltatás neve] kapcsán

Kedves [Név]!

Köszönöm, hogy érdeklődtél a [szolgáltatás neve] iránt! Örömmel küldöm az ajánlatomat:

🔹 Szolgáltatás neve: [pl. 1 órás konzultáció]

🔹 Tartalma: [pl. 60 perces online beszélgetés, utólagos összefoglaló e-mail]

🔹 Ár: [bruttó összeg, ha lehet]

🔹 Időpontfoglalás: [pl. Link Calendly-re vagy e-mailes egyeztetés]

Ha további kérdésed van, szívesen válaszolok.Várom visszajelzésed!

Üdvözlettel:

[Saját név + aláírás]

3. Follow-up e-mail sablon, ha nem válaszol az érdeklődő

Mikor használd? Ha valaki érdeklődött, te válaszoltál, de nem reagált vissza pár napig. Ez egy kedves emlékeztető, ami segíthet visszahozni a leadet.

E-mail sablon:

Tárgy: Emlékeztető - (korábbi e-mail tárgya)

Kedves [Név]!

Néhány napja küldtem neked egy e-mailt a [szolgáltatás neve] ajánlatomról, és ezúton szeretnék érdeklődni, hogy megkaptad-e, sikerült-e dönteni.

Ha bármiben tudok segíteni, vagy nem elegendő információ áll rendelkezésedre a döntéshez, írj nyugodtan!

Szép napot kívánok,

[Név + elérhetőség]

4. Meeting emlékeztető e-mail sablon – konzultáció előtt

Mikor használd? Online konzultációk vagy meetingek előtt 24 órával érdemes küldeni, hogy az ügyfél biztosan ne felejtse el az időpontot.

E-mail sablon:

Tárgy: Holnap találkozunk! – Emlékeztető

Kedves [Név]!

Ez egy gyors emlékeztető, hogy holnap (dátum) [óra] órakor online konzultációnk lesz.

Csatlakozási link: [Zoom/Google Meet link]Időtartam: kb. [időtartam]

Ha bármi közbejönne, kérlek jelezd előre.

Várom a találkozót!

[Név]

5. Out of office automatikus válasz sablon – ha szabadságon vagy

Mikor használd? Ha szabadságon vagy, vagy nem tudsz azonnal válaszolni – segít, hogy az ügyfelek ne maradjanak bizonytalanságban (Vajon elküldtem? Vajon megkapta?)

E-mail sablon:

Tárgy: Out of office / Szabadság / Irodán kívül tartózkodom

Kedves xy!

Köszönöm, hogy írtál! Jelenleg [időszak – pl. november 26. és 30. között] szabadságon vagyok, így nincs hozzáférésem / csak korlátlan hozzáférésem van a leveleimhez.

Minden beérkező üzenetre válaszolok [visszatérés dátuma] után.

Sürgős esetben kérlek keresd: [esetleg kolléga vagy alternatív elérhetőség – ha van]

Köszönöm a türelmed!

[Név]

6. Visszajelzés kérő e-mail sablon – projekt vagy vásárlás után

Mikor használd? Egy sikeres együttműködés/megbízás vagy vásárlás után bátran kérhetsz visszajelzést – segít a fejlődésben és az ajánlásokban is.

E-mail sablon:

Tárgy: Szívesen hallanám a véleményed!

Kedves [Név]!

Nagyon örültem, hogy együtt dolgozhattunk / vásároltál tőlem. Számomra fontos, hogy fejlődjek, és tudjam, mit gondoltál a folyamatról/milyennek találod a terméket.

Ha van 1-2 perced, örülnék, ha kitöltenéd ezt a rövid űrlapot / írnál pár sort válaszként.

[link a Google Forms-hoz vagy kérdések felsorolása]

Előre is hálásan köszönöm!

[Név]

7. Üdvözlő e-mail sablon új ügyfeleknek és feliratkozóknak

Mikor használd? Amikor valaki először iratkozik fel a levelezési listádra vagy először rendel tőled. Ez az első benyomás, építi a bizalmat és megmutatja, mire számíthatnak tőled.

E-mail sablon:

Tárgy: Örülök, hogy itt vagy!

Szia [Név]!

Nagyon örülök, hogy feliratkoztál / csatlakoztál hozzám.Itt a [márkád neve]-nél az a célom, hogy támogassalak a [fő cél: pl. időhatékony vállalkozásépítés, rendszerezett ügyfélkezelés stb.] útján.

Hamarosan jelentkezem hasznos tippekkel és anyagokkal – addig is nézz körül a [weboldalad / Instagram profilod] oldalon!

Üdv,

[Neved + aláírás]

Személyre szabott e-mail sablon kisvállalkozóknak virtuális asszisztens segítségével

Ha szeretnéd a saját vállalkozásod arculatához, szolgáltatásaihoz vagy vevőidhez igazítani ezeket az e-maileket, vagy inkább átadnád az e-mailes adminisztrációt, szívesen segítek!

📆 Foglalj időpontot egy ingyenes konzultációra, és megbeszéljük, hogyan lehetne hatékonyabb a kommunikációd: office@poczazsuzsanna.hu